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Die digitale Schultasche – Materialsammlung

Seit mehr als zwei Wochen besteht meine morgendliche Schultasche nur noch aus der Laptophülle. Darin befindet sich neben dem Laptop noch ein paar weiße Blätter – für den Notfall für mich und die Schüler/innen -, ein Stift und meine Champagner-Schulkreide.

Das Vorhaben einer vollständig digitalen Schultasche reift seit mehr als einem halben Jahr und scheint jetzt peu a peu vollständig umsetzbar zu sein. Nach dem letzten Beitrag zu diesem Thema (Das digtiale Lehrerzimmer) habe ich heute eine Anregung von @monsieurbecker bekommen, doch mal über die Dateiverwaltung schreiben.

Mit zunehmender Digitalisierung muss man sich Gedanken machen, wie man die Dokumente sinnvoll auf dem Rechner speichert. Für mich war das Studium dafür eine prägende Phase, da ich in der Examensarbeit Unmengen an Dokumenten und Informationen auswerten und einsortieren musste. Die Arbeit war primär themen- und projektorientiert und ließ sich daher gut organisieren.

In der Schule kam dann eine neue Dimension hinzu: Man arbeitete nicht an einem „Projekt“ (Unterrichtseinheit), sondern wiederholte dieses zu einem späteren Zeitpunkt, überarbeitet es in Kleinigkeiten und oder auch als Ganzes. Damit konnte man nicht mehr streng chronologisch arbeiten, sondern musste eine weitere – zeitliche – Ebene einziehen, sodass der relativ gleichbleibende Inhalt (Arbeitsblätter, Bücher etc.) einerseits und die jeweilige Lerngruppe andererseits berücksichtigt wurde.

Ich habe dazu folgende Unterteilung vorgenommen.

  1. Ordner „Schule“: Dokumente, die die Lerngruppe betreffen
  2. Ordner „Sammlung“: Dokumente, die lerngruppenübergreifend genutzt werden

Im Ordner „Schule“ finden sich die einzelnen Jahrgänge als Ordner wieder, und darin wiederum die einzelnen Kurse. Innerhalb der Kursordner speichere ich Testergebnisse, angepasste Reihenplanungen etc. ab. Außerdem findet sich in diesem Ordner ein Verweis (Alias) auf die im Sammlungsordner liegenden Wochenpläne, Arbeitsblätter und Bücher, mit denen im Unterricht gearbeitet wird. Neue Informationen, die ich während einer Reihe finde, werden erstmal in diesem Kursordner gespeichert und quasi im Einsatz evaluiert. Wenn ich die Materialien als sinnvoll empfinde, wandern sie beim Abschluss der Reihe in den Ordner „Sammlung“ zu den anderen Materialien.
Vorteil des Systems ist, dass ich nicht 1:1 die alten Themenplanungen der vorherigen Jahrgänge übernehme, aber als Orientierung einen Blick in die alten Unterlagen werfen kann. Weil die Arbeitsmaterialien nicht selber in dem Ordner liegen, sondern nur auf die Dokumente mittels „Alias“ verwiesen wird, hält sich die Größe dieses Verzeichnisses in Grenzen. Wenn ich alle verwendete Dokumente jeweils in jeden Jahrgang speichern würde, würde die Festplatte nach ein paar Durchgängen aus allen Nähten platzen.

Im Ordner „Sammlung/Unterrichtsmaterial“ finden sich alle Materialien wie Arbeitsblattsammlungen, Themenübersichten, Reihenplanungen, Filme, Anleitungen etc. Eben alle Dokumente, die nicht individualisiert für jede Lerngruppe angepasst werden, sondern immer wieder eingesetzt werden können. Der Ordner „Unterrichtsmaterial“ ist unterteilt in die jeweiligen Fachordner, die wiederum Klassenweise unterteilt sind. Ganz oben steht immer der Ordner „_Arbeitsblätter“, in dem sich nicht nur digitale Arbeitsblattsammlungen finden, sondern auch das ein oder andere digitalisierte Werk.
Wie man auf dem Bild sieht, fehlen in GL noch einige Jahrgänge, da ich die Materialien dafür gerade im Verzeichnis „Schule“ erarbeite und erst am Ende des Schuljahres in diesen Ordner packe.

Für die Unterrichtsvorbereitung verwende ich zwei Programme.

  1. Die grobe Reihenplanung erledige ich in OmniOutliner. Die jeweilige Reihenplaung liegt im Order Unterrichtsmaterial und dient zur groben Orientierung der zu erarbeitenden Inhalte. Oft sind zusätzlich Kompetenzen und zentrale Fachinhalte vermerkt, sodass man ggf. auch einzelne Elemente austauschen und überspringen kann.
  2. Notizen zum täglichen Unterricht erledige ich im lokalen Wiki VoodooPad, welches ich ins Netz synchronisiere, um von überall Zugriff zu haben (iPhone). Wie dieses Wiki ausschaut hatte ich hier schon verlinkt. Über die „Backlinks“ innerhalb des Wikis kann man schnell sehen, wann man sich welche Notizen zu einer Lerngruppe gemacht hat.

Alle Ordner werden über die DropBox synchronisiert, sodass ich auch unterwegs übers iPhone Zugriff auf die Dokumente habe.

Grundsätzlich möchte ich bei der ganzen Verwaltung und Dokumentation einen Gedanken erwähnen, den ich mir damals von XYZ (auf Wunsch wurde der Namen wieder aus dem Beitrag gelöscht) aufgegriffen habe:
Er hat in regelmäßigen Abständen die Dokumentationen der Unterrichtsreihen entsorgt, um sich selber dazu zu zwingen, die Unterlagen neu zu durchdenken, zu verbessern und an die jeweiligen Lerngruppen anzupassen. Vielleicht sollte man sich daran auch gewöhnen… Sonst läuft man Gefahr, dass man zur Vorbereitung nicht die Ordner aus dem Schrank holt, sondern auf der Festplatte öffnet.

Workflow Lehrerzimmer

Auch wenn ich hin und wieder gerne mit dem Füller schreibe und nicht ohne den Taschenbegleiter in die Schule gehe: Der digitale Workflow ist nicht mehr wegzudenken. Ich versuche im Folgenden ein paar Szenarien zu skizzieren.

Notizen und Schnipsel im Fach

Im Lehrerzimmer liegen handschriftliche Notizen und Briefe zur Kenntnisnahme in meinem Fach. Wenn es mit der Kenntnisnahme getan ist, wandern diese direkt in den Papierkorb. Sollten aber weitere Aktionen nötig sein oder eine Notiz gehört in die Akten, dann mache ich entweder direkt im Lehrerzimmer ein Foto der information oder stecke die Notiz in den Taschenbegleiter. Mit Klausurterminen und wichtigen Ankündigungen am „schwarzen Brett“ verfahre ich ebenso: erstmal als Foto festhalten oder fix eine Kopie anfertigen.

Vom iPhone wandern die Fotos meist direkt in die Inbox. Auf der Dropbox habe ich dafür einen entsprechenden Ordner angelegt, in den ich die Bilder vom iPhone lade. Angenehmer Vorteil: Ich habe das Bild danach direkt auf dem Rechner verfügbar und kann es problemlos weiterverarbeiten.

Sollte ich das Bild nicht direkt in die Inbox laden, dann geschieht dies später über die Importfunktion am Rechner. Die Notizen aus dem Taschenbegleiter werden am Abend gesammelt eingescannt und dann wegsortiert.

Erinnerung: All das wäre nicht nötig, wenn man sich auf eine Kommunikationskultur über E-mail oder Wikis einigen könnte….

Ablage auf dem Rechner

Dank DevonThink Pro und der Dropbox habe ich fast alle Unterlagen digital vorliegen und überall verfügbar. So kann ich einerseits Dokumente schneller finden und habe andererseits  im Schrank kein Chaos von Papieren, welche man sich ohnehin kein weiteres mal durchsehen wird.

Meine Dokumente habe ich im Wesentlichen in drei Kategorien getrennt:

  1. Externe Dokumente
  2. Eigene Arbeiten und Unterrichtsreihen
  3. Schülerakten

Artikel und Schnipsel aus dem Web, die ich für interessant halte oder die gespeichert werden müssen (wie zum Beispiel rechtliche Vorgaben rund ums Thema „Schule“) werden in einer DevonThink Datenbank gesammelt. Damit ist DevonThink vor allem ein Input Kanal, in dem ich „auf Vorrat“ sammle und Recherchen dokumentiere.

Meine eigenen Dokumente (Unterrichtsreihen, Aufsätze, Fortbildungen, Briefe….) landen in der Dropbox und werden dort – je nach Bedarf – Mitarbeitern verfügbar gemacht. Auf diese Weise entsteht beispielsweise das Unterrichtsmaterial für die Klassen 9 und 10 im Fach Chemie seit 3 Jahren in gemeinsamer Arbeit.

Die notwendige Dokumentation von Schülerdaten erledige ich in einer gesonderten DevonThink Datenbank. Dort notiere ich Vorfälle und sortiere sie nach „Personen“ und „Datum“. Die dortigen Dokumente sind in der Regel ein Doppel und werden weiterhin nach alter Art in einem Ordner in der Schule abgelegt (darum kümmert sich aber dankenswerterweise eine Kollegin).

Unterrichtsplanung

Die Notizen zum Unterricht mache ich seit den Herbstferien komplett in einem lokalen Wiki (VoodooPad), das ich mir ebenso aufs iPhone synchronisiere. So habe ich auch ohne Rechner in der Schule die Möglichkeit, einen kurzen Blick auf das zu werfen, was ich noch ansprechen wollte. Meist steht jedoch der Rechner offen auf dem Arbeitsplatz.

Warum das Ganze:
Angestoßen wurde der Artikel von alextee mit seiner Frage auf Twitter.

Digitaler Arbeitsalltag

Es gehört zu einer guten Sitte, dass man hin und wieder über seine täglichen Tools berichtet. Einen gerade gelesenen Beitrag möchte ich daher gerne zum Anlass nehmen und meine eigenen Arbeitsmittel kurz vorstellen:

  • DropBox: Mit der DropBox arbeiten wir inzwischen in drei Arbeitsgruppen eng zusammen und pflegen zur Zeit in vier Fächern gemeinsame Ordner für Unterrichtsmaterial. Das Ganze läuft so nahtlos ineinander, dass ich auf diese Art der Kollaboration inzwischen nicht mehr verzichten könnte. (Wer die DropBox selber mal testen möchte kann das hier tun und bekommt dann direkt noch 250 MB dazu.)
  • iCal: Meine Verwaltung von Terminen und Stundenplänen läuft über iCal, den ich mit dem iPhone abgleiche. Dadurch habe ich überall Zugriff und kann kurzfristig Änderungen eintragen, die über MobileMe und Push direkt auch auf dem MacBook sichtbar werden. Vorteil: Da iCal mit dem vCalendar-Format arbeitet, kann man sich mit vielen Kollegen digitale Einladungen zusenden und so Terminankündigungen vereinfachen.
  • OpenOffice: Obwohl Pages viel schicker aussieht haben wir uns in den Arbeitsgruppen darauf geeinigt, primär mit OpenOffice zu arbeiten. Dies ist dann nötig, wenn man die Dateien über die DropBox austauschen möchte (wenn doch mal Pages, dann auf jeden Fall ein PDF beilegen). Es ist keine Liebe, aber man gewöhnt sich dran und genießt die Vorteile, dass man ein offenes Dokumentformat verwenden kann (.odt) und so kaum Formatierungsprobleme auftauchen.
  • TeacherTool: Für die gesamte Unterrichtsdokumentation, die überlicherweise über Notenlisten und Kursbücher abläuft, verwende ich seit letztem Schuljahr TeacherTool. Dieses Programm läuft auf dem iPhone und funktioniert inzwischen ohne größere Probleme (Version 1.5 – kommt in ein paar Tagen über iTunes). Ich genieße es, dass ich schnell Feedback über die letzten Wochen geben kann (gegenüber Kollegen und Schülern) und mit der Wiedervorlage nicht so schnell vergesse, wenn noch etwas abgegeben oder ein Referat besprochen werden muss. Habe damit alle Infos immer in der Tasche.
  • moodle: Für die Oberstufe habe ich in den letzten drei Jahren sehr intensiv neben dem Unterricht ein moodle geführt und dort neben Aufgaben auch die Themen dokumentiert und alle Arbeitsblätter und Quellen hinterlegt. Im laufenden Schuljahr habe ich darauf vorerst verzichtet, da mit der Format zu eng erscheint.
  • Blog: Für die Kommunikation in und mit der eigenen Klasse verwende ich ein WordPress Blog, welches mit ‚authenticator‚ nach außen hin geschlossen ist. Hier werden aktuelle Notizen hinterlegt, die Elternbriefe gesammelt oder Berichte aus der Woche oder von spannenden Unterrichtsprojekten von den Schüler/innen verfasst.
  • Wiki: Anstelle eines moodles versuche ich zur Zeit in einem 11er Kurs ein Wiki einzusetzen. Dies erscheint bisher deutlich attraktiver für die Schüler/innen zu sein und bietet eine größere Flexibilität bei der Gestaltung der Inhalte. Da ich auf den Service von wikispaces.com zurückgreife, erspare ich mir außerdem die Wartung eines zusätzlichen Wikis auf dem eigenen Server.
  • MindMeister: Sowohl für Unterrichtsplanungen mit den Schüler/innen, als auch für ie Dokumentation von Projekten oder als rudimentäre ToDo-Liste in einer Arbeitsgruppe setze ich sehr gerne MindMeister ein. Die Oberfläche ist ansprechend und selbsterklärend und die Ergebnisse lassen sich gut exportieren oder unterwegs auf dem iPhone ansehen und bearbeiten. Seamless.
  • lo-net2: Nein, mögen tue ich diese Plattform nun wirklich nicht. Und daher setze ich sie auch im eigenen Unterricht nicht ein. Da wir aber als Schule vor ca. drei Jahren entschieden haben, dass die Fachkonferenzen dort ihre Protokolle und Dokumente hinterlegen, ist es einer Erwähnung wert. Immerhin kamen darüber viele Kollegen erstmalig in den Kontakt mit Online-Lernplattformen.
  • OmniFocus: Auch ohne strenges GTD-Prinzip ist mir OmniFocus eine große Hilfe für die ganzen Kleinigkeiten, die am Tag erledigt werden müssen. Ich spare mir so das Papier und kann sowohl unterwegs (iPhone) wie auch am Rechner komfortabel Notizen eintragen und als erledigt abhaken. Den Twitter-Beitrag von macmind vor ein paar Tagen unterstütze ich voll…
  • GoogleReader & Instapaper: Um die tägliche Flut an Nachrichten zu organisieren setze ich GoogleReader und Instapaper ein, die sich mit ein paar Tricks hervorragend ergänzen. Auf diese Weise kann ich nicht nur den interessanten Diskussionen folgen, sondern finde auch den ein oder anderen Artikel für eine Klausur. Auf dem iPhone genauso wie im Web oder auf dem Mac.
  • DevonThink: Mein zentraler Datensammler ist DevonThink Pro Office. Alles, was als Interessantes von außen kommt, wird dort hinterlegt (ausgenommen Unterrichtsmaterial). Mit den integrierten Import-Optionen werden sowohl Papier wie auch Webseiten verarbeitet und wegsortiert.
  • MobileMe: Der Sync der Kalender, Adressen und Bookmarks läuft über MobileMe.

Über Feedback und Anregungen bin ich dankbar.

Telefonspam

Gerade hat das Telefon 1x geklingelt. Rufnummer: 01377-170142. Mhh, komisch. Handynummer? Vorwahl 01377? Rückruf?
Nee, erstmal schauen, obs zu der Nummer was im Netz zu finden gibt. Gibts natürlich:

Es handelt sich um einen Anbieter von Telefonspam, der nur 1x klingelt lässt und dann bei Rückruf ~1 € / Minute kassiert. Da aber keiner am anderen Ende abnimmt, ruft man sogar öfter an, Leitung könnte ja gestört sein.

Also Warnung gerade vor den Feiertagen: Nicht zurückrufen, wenn man die Nummer nicht kennt (eigentlich selbstverständlich). Kann sonst teuer werden.