Mail → Evernote & Omnifocus

In den letzten Ausgaben von BZT habe ich mich über das Zusammenspiel von Evernote, Omnifocus und Mail geäußert. Wie ich die drei nutze und untereinander verlinke, möchte ich kurz vorstellen.

Mail wird von vielen als Todo Liste genutzt. Der Eingangskorb ist das, was man noch erledigen muss – neben dem, was man schon gelesen hat und nicht bearbeiten muss und den Mails, die man irgendwie später mal bearbeiten könnte. Das führt – wenn man den Eingang dann auch gleich noch als Archiv nutzt – in Windeseile zu einem unübersichlichen Chaos. Sicherlich, es funktioniert; irgendwie. Aber ein „trusted system“, also eine Ablage, die Sicherheit für die wichtigen Dinge vermittelt, ist das nicht.

Daher versuche ich bei den Mails an dem Prinzip „Inbox Zero“. Inbox Zero setzt das Ziel, den Eingangskorb immer leer zu machen, nachdem man ihn einmal gesichtet hat. Sicher, das ist kein Muss; aber Ziele dienen ja auch der Orientierung.

Bei mir werden Mails demnach

  • direkt (oder in den nächsten Stunden) beantwortet oder
  • an OmniFocus als Todo geschickt. Dafür verwende ich das Clipping-Tool von OmniGroup: Clip-o-Tron.
  • Die dritte Alternative ist löschen bzw. unter „zur Kenntnisnahme“ ins Archiv. Ich habe nur einen Archiv Ordner ohne weitere Untergliederung, in den alles rein kommt.

Auf diese Weise ist die Inbox meist schnell leer, ähnlich wie auch mein analoger Briefkasten, den ich ebenfalls täglich leere und nicht als Ablage oder Archiv benutze.

Mail und Evernote

Mails lassen auch an Evernote schicken, um sie zu archivieren oder für Besprechungen bereitzuhalten. Dazu könnte man sie an seine private Evernote E-mail-Adresse senden, um sie zu importieren. Oder den Elefanten im Menu bemühen. Aber ehrlich: Beides finde ich nicht sonderlich gut. Da die Mails kopiert werden, doppeln sich die Informationen damit (in Mail und in Evernote) und werden aus dem Kontext gezogen (Konversationen nicht mehr übersichtlich einsehbar).

Ich habe mir daher ein Script geschrieben, um Mails mit ihrer Nachrichten-URL zu kopieren.

Nachrichten URL? Was ist das? Jede Mail hat einen Link, mit dem man sie aus allen anderen Programmen in Mail öffnen kann. Und da dieser Link auf allen Apple-Geräten gleich ist, funktioniert dies auch über die Devices verteilt. Ich kann also einen Link auf eine Mail kopieren, sie in eine Notiz in Evernote am Mac einsetzen und auf dem iPad in der Besprechung direkt abrufen. Daraufhin öffnet sich Mail und die Nachricht ist mit allen Antworten und sonstigen Informationen einsehbar.

Manuell lässt sich die Nachrichten URL mit MailTags von indev.ca kopieren (Menu „Bearbeiten“ → Nachrichten URL kopieren). Aber dann hat man eine unhandliche URL.

Bildschirmfoto_2015-03-15_um_10_54_10

Wenn man sie direkt in Evernote kopieren und – wie hier im Bild – sauber im Format „→ Mail“ verlinkt haben möchte, kann man folgendes Apple-Script verwenden (nach einer angepassten Vorlage von Federico Viticci)

on run {input, parameters}
 
tell application „Mail“
 —get selected messages
 set theSelection to selection
 
 —loop through all selected messages
 repeat with theMessage in theSelection
 
 —get information from message
 set theMessageDate to the date received of theMessage
 set theMessageSubject to the subject of the theMessage
 set theMessageURL to „message://%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“
 set theHTMLLink to „<a href=\“message:///%3c“ & theMessage’s message id & „%3e\“>→ Mail</a>“
 
 —import message to Evernote
 tell application „Evernote“
 synchronize
 
 set theNewNote to (create note with html (theHTMLLink))
 
 set the title of theNewNote to „MessageID: „ & theMessageSubject
 set the source URL of theNewNote to theMessageURL
 set the creation date of theNewNote to theMessageDate
 synchronize
 end tell
 
 end repeat
end tell 
 return input
end run

Das Script habe ich in Automator gesetzt und als Dienst gespeichert.

Evernote Link_Automator

Danach habe ich in den Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Dienste dem Dienst einen Kurzbefehl zugeordnet, mit dem ich ihn direkt aufrufen kann.

Ich verwende folgende Kurzbefehle:

  • ctrl-alt-cmd-o für den OmniFocus Clipp-o-tron (Link der Mail in Omnifocus als Todo)
  • ctrl-alt-cmd-e für das Script zum Import in Evernote

Evernote Link_Kurzbefehl

… und unter iOS?

Mit Dispatch kann man Nachrichten URLs auch auf den mobilen Geräten kopieren. Mit Workflow habe ich mir ein vergleichbares Script gebaut, mit dem ich die URL aus Dispatch direkt in Evernote in der gewünschten Formatierung exportiere. Kann man sich hier abholen: EN | Mail Verweis.wflow.zip, entpacken und aufs iOS Gerät schieben. Die Workflow.app wird zur Ausführung benötigt.

Wie hältst Du es mit den Mails?


Download: Automator Script

8 Gedanken zu „Mail → Evernote & Omnifocus

  1. retemirabile

    Danke für den Einblick und das Teilen der Arbeitsabläufe und des Scripts. Ich mache es ähnlich, allerdings benutze ich DEVONthink anstatt Evernote. Dort importiere ich einfach per Drag and Drop aus Mail.

    Meist belasse ich die Mail, die noch bearbeitet werden müssen, einfach im Posteingang, weil es mir oft mehr Aufwand erscheint, sie in OmniFocus einzupflegen. So habe ich – je nach Intensität der Aufgaben – zwischen einigen wenigen und auch mal 20 Mails im Posteingang. Nach einigen Tagen bin ich dann aber meist wieder runter auf unter fünf.

    Ich habe auch nur einen Archivordner, den ich einmal pro Jahr in einen Jahresordner kopiere. Die Suche hat bisher noch immer alles ans Licht gebracht, was ich suchte. Die Pflege von Unterordnern scheint mir da nicht zu lohnen.

    Antworten
    1. Felix Schaumburg Beitragsautor

      Ja, per drag’n’drop geht das auch – allerdings hat man dann die „unschöne“ lange URL. Formatiert sieht das schöner aus.

      Eigentlich müsste man das Script aber auch auf DevonThink umbiegen lassen.

      Antworten
    2. Alex Fischer

      Ich verfahre mit den Mails und Omnifocus so:
      In meinen Mailaccounts habe ich die Ordner „@action“ und „@waiting for“ (siehe David Sparks: Email Field Guide).
      In den Ordner @action verschiebe ich Mails, die eine Mail-Antwort erfordern. „@waiting for“ dient der Aufnahme von Mails, welche eine Reaktion (per Mail) von anderen Personen erfordern, auf die ich warte.
      In Mail habe ich noch zwei „intelligente Postfächer“, die die „@action“ und „@waiting for“ Ordner aller Mailaccounts zusammenfassen.
      Erfordert eine Mail eine tatsächliche Tätigkeit (keine Mailantwort) von mir, clippe ich sie mit Clip-O-Tron in Omnifocus.
      Archiviert werden die Mails bei mir nur im Postfach selbst, es sei denn, sie enthalten wichtiges Referenzmaterial. Das wandert dann wie bei Andreas in Devonthink.
      Evernote dient mir nur als flüchtiger Zwischenspeicher.

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  2. retemirabile

    Ah – und ich mache alles auf dem MacBook Pro und benutze lediglich das iPhone hin und wieder für schnelle Mail-Antworten oder zum Abarbeiten von Newslettern etc. Insofern muss das bei mir nicht so nahtlos zwischen iOS und OS X integrieren.

    Aber alle meine Mail-Accounts sind IMAP-Accounts. Anders kann ich mir ein geräteübergreifendes Arbeiten mit Mail nicht sinnvoll vorstellen.

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  3. scvheppler

    Ich nutze über alle Apple-Geräte hinweg Malipilot: http://mindsense.co/mailpilot/
    Damit lassen sich Mails prima sortieren und zur Seite legen für später und zu einem bestimmten Datum wieder hervorholen. An Evernote (private Evernote-Mail-Adresse) sende ich eigentlich nur, wenn es mir um die Archivierung des Anhangs geht.

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