Workflow Lehrerzimmer

Auch wenn ich hin und wieder gerne mit dem Füller schreibe und nicht ohne den Taschenbegleiter in die Schule gehe: Der digitale Workflow ist nicht mehr wegzudenken. Ich versuche im Folgenden ein paar Szenarien zu skizzieren.

Notizen und Schnipsel im Fach

Im Lehrerzimmer liegen handschriftliche Notizen und Briefe zur Kenntnisnahme in meinem Fach. Wenn es mit der Kenntnisnahme getan ist, wandern diese direkt in den Papierkorb. Sollten aber weitere Aktionen nötig sein oder eine Notiz gehört in die Akten, dann mache ich entweder direkt im Lehrerzimmer ein Foto der information oder stecke die Notiz in den Taschenbegleiter. Mit Klausurterminen und wichtigen Ankündigungen am „schwarzen Brett“ verfahre ich ebenso: erstmal als Foto festhalten oder fix eine Kopie anfertigen.

Vom iPhone wandern die Fotos meist direkt in die Inbox. Auf der Dropbox habe ich dafür einen entsprechenden Ordner angelegt, in den ich die Bilder vom iPhone lade. Angenehmer Vorteil: Ich habe das Bild danach direkt auf dem Rechner verfügbar und kann es problemlos weiterverarbeiten.

Sollte ich das Bild nicht direkt in die Inbox laden, dann geschieht dies später über die Importfunktion am Rechner. Die Notizen aus dem Taschenbegleiter werden am Abend gesammelt eingescannt und dann wegsortiert.

Erinnerung: All das wäre nicht nötig, wenn man sich auf eine Kommunikationskultur über E-mail oder Wikis einigen könnte….

Ablage auf dem Rechner

Dank DevonThink Pro und der Dropbox habe ich fast alle Unterlagen digital vorliegen und überall verfügbar. So kann ich einerseits Dokumente schneller finden und habe andererseits  im Schrank kein Chaos von Papieren, welche man sich ohnehin kein weiteres mal durchsehen wird.

Meine Dokumente habe ich im Wesentlichen in drei Kategorien getrennt:

  1. Externe Dokumente
  2. Eigene Arbeiten und Unterrichtsreihen
  3. Schülerakten

Artikel und Schnipsel aus dem Web, die ich für interessant halte oder die gespeichert werden müssen (wie zum Beispiel rechtliche Vorgaben rund ums Thema „Schule“) werden in einer DevonThink Datenbank gesammelt. Damit ist DevonThink vor allem ein Input Kanal, in dem ich „auf Vorrat“ sammle und Recherchen dokumentiere.

Meine eigenen Dokumente (Unterrichtsreihen, Aufsätze, Fortbildungen, Briefe….) landen in der Dropbox und werden dort – je nach Bedarf – Mitarbeitern verfügbar gemacht. Auf diese Weise entsteht beispielsweise das Unterrichtsmaterial für die Klassen 9 und 10 im Fach Chemie seit 3 Jahren in gemeinsamer Arbeit.

Die notwendige Dokumentation von Schülerdaten erledige ich in einer gesonderten DevonThink Datenbank. Dort notiere ich Vorfälle und sortiere sie nach „Personen“ und „Datum“. Die dortigen Dokumente sind in der Regel ein Doppel und werden weiterhin nach alter Art in einem Ordner in der Schule abgelegt (darum kümmert sich aber dankenswerterweise eine Kollegin).

Unterrichtsplanung

Die Notizen zum Unterricht mache ich seit den Herbstferien komplett in einem lokalen Wiki (VoodooPad), das ich mir ebenso aufs iPhone synchronisiere. So habe ich auch ohne Rechner in der Schule die Möglichkeit, einen kurzen Blick auf das zu werfen, was ich noch ansprechen wollte. Meist steht jedoch der Rechner offen auf dem Arbeitsplatz.

Warum das Ganze:
Angestoßen wurde der Artikel von alextee mit seiner Frage auf Twitter.

34 Gedanken zu „Workflow Lehrerzimmer

  1. Pingback: uberVU - social comments

  2. snow

    Interessanter Artikel. Ich bi immer auf der Suche nach Beispielen digitalisierte Workflows. Dropbox und Evernote scheinen die idealen Lösungen zu sein, um die analogen Daten via Foto z.B. auf den Rechner zu bringen. ABER! In meinem Arbeitsbereich scheitert dies an der Sensitivität der Daten. Und da frage ich mich, ob nicht auch die Daten im Schulbereich großen Teils personenbezogen sind und eben nicht via der cloud synchronisiert werden können/dürfen. Wie löst man das?

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  3. retemirabile

    Danke für die Tipps.

    Wie kombinierst Du DevonThink mit Dropbox? Hast Du das jeweilige Datenbank-Package im Dropbox Ordner?

    Und: hast Du eine MÖglichkeit gefunden, mehrere Fotos gleichzeitig in Dropbox/iPhone zu importieren (mehrere markieren, dann alle importieren)? Wenn ich das einzeln mache, dauert das immer recht lange.

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  4. Felix Schaumburg

    Die Notenlisten und Abschlussrelevanten Notizen werden gesondert auf einer verschlüsselten Disk gespeichert – einfach um der Diskussion aus dem Weg zu gehen. Im Grunde darf man keine Daten von Schülern zu Hause lagern. Ausnahmen gibt es, wenn man dies auf einem Rechner tut, der nicht mit dem Internet verbunden ist. Ich bezweifle, ob die Daten in der Schule in Lehrerzimmern immer sicherer aufbewahrt sind.

    Alle oben genannten Daten liegen nicht offen im Netz und werden über https Verbindungen synchronisiert. Ist das erlaubt? Ich kann die Datenverarbeitung so verantworten und glaube mein Bestes zu tun, die Daten zu sichern. Wenn jemand etwas dagegen hat, so trete ich gerne in die Diskussion ein. Vorauseilend nur noch analog zu arbeiten ist für mich keine richtige Lösung.

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  5. Felix Schaumburg

    Ja, die DT Datenbank liegt in der Dropbox.

    Der Upload in die Dropbox vom iPhone ist mit der App relativ einfach. Ein Klick pro Bild. Viel länger würde ein gesammelter Upload auch nicht brauchen. Man könnte aber ein featurerequest an dropbox loschicken, dass man mehrere Bilder auswählen können soll 🙂

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  6. retemirabile

    Wie gestaltet sich dann der Online-Zugang zu der DB? Kannst Du da ins Package rein? Ohne DevonThink als „Zwischenschicht“ ist die Ordnerstruktur im DB-Package ja eher unübersichtlich, oder?

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  7. Felix Schaumburg

    Ja, leider. Ich hoffe auf die finale Version von DevonThink mit einer kombinierten iPhone App. Die Möglichkeit, die Datenbank online zu schalten über einen integrierten Webserver halte ich für a) wenig praktikabel und b) aus sicherheitsgründen nicht für vertretbar.

    Da die DT Datenbank aber vor allem ein Input Kanal ist (der über Instapaper gefüttert wird), ist der direkte Zugriff nicht von überall nötig. Ich kann sonst ja über das Notebook drauf zugreifen.

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  8. retemirabile

    OK – ich verwende DevonThink für die komplette Dateiverwaltung, weil ich inzwischen so viel Material in verschiedenen Formen habe (PDFs, RTF-Dokumente, URLs, etc.) Das einzige Problem, das sich inzwischen ergibt, ist die Größe der Datenbank.

    Eigentlich wäre es gut, alles Unterrichtsmaterial (zumindest Bio, Erdkunde und Naturwissenschaft und Technik) in einer DB zu haben, weil es Querverbindungen gibt, die man mit den Replikanten abbilden kann.

    Dann wird diese DB bei mir aber ca. 20 GB groß – das macht DevonThink dann doch recht träge, selbst auf einem recht neuen Mac mit viel RAM.

    Ich muss die ideale Aufteilung noch rausfinden.

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  9. Felix Schaumburg

    20 GB? 🙂 Das ist natürlich ein Brocken….

    Zwecks gemeinsamer Arbeit habe ich das U-Material daher nicht in DevonThink, sondern klassisch auf Dateiebene sortiert (1. U-Reihen und 2. jahrgangsbezogene Infos). DevonThink nutze ich vor allem für die Assoziation von Artikeln.
    Das spielt ja bei U-Material nur eine untergeordnete Rolle und Verweise lassen sich über Aliase auch rudimentär im Finder bewerkstelligen.

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  10. scheppler

    Mal wieder vielen Dank für Deinen Einblick in den Lehrer-Alltags-Workflow. Ich finde den Austausch mit Dir über Apps und Tools immer sehr spannend und hilfreich.

    Ich verfahre im ersten Schritt sehr ähnlich, was das Abfotografieren „einfacher Mitteilungen“ angeht. Allerdings nutze ich das sehr empfehlenswerte Evernote – auch aus dem Grund, dass hier automatisch eine Texterkennung über die Bilder läuft, die sie durchsuchbar macht. Wie retemirabile schon richtig anmerkt, sollte man hier den Datenschutz im Blick behalten und drauf achten, was man da fotografisch einscannt. Aber für die unverfänglichen Mitteilungen halte ich das für akzeptabel.

    Dropbox ist daneben natürlich ein must-have.

    Aber, aber, aber… Dein Wiki. Ist das wirklich so praktisch? Wenn ich das richtig sehe, ist das doch ein view/read-only auf dem iPhone, oder? Ich habe seit gut 3-4 Wochen zwei Wiki/Notiz-Apps in der testphase, die beide ihre Stärken haben:
    – Trunk Notes: http://appsonthemove.com/trunk/ (bietet den Vorteil, direkt zwischen iPhone und Rechner zu syncen – also ohne Fremdserver, was auch etwas privatere/kritischere Notizen erlaubt; iPhone fungiert quasi als Wiki-Server)
    – WikiTouch: http://www.agiletouch.com/wikitouch/wikitouch.html (mit etwas mehr Features und Sharing-Optionen, einem Sync-Server à la Evernote und etwas „intuitiver“; letzteres wohl Geschmackssache).
    Beide gefallen mir aber besser als Dein Wiki, da ich damit sowohl unterwegs (direkt nach dem Unterricht) als auch daheim am Rechner (zur Unterrichtsvorbereitung) am Wiki arbeiten kann.

    Würde mich über ein Feedback freuen, ob es evtl. noch mehr in diese Richtung gibt. Denn mein Hauptaugenmerk liegt derzeit auf der Unterichtsvorbereitung in einem Wiki, welches portabel und auf den Klassen-eMacs einsehbar und editierbar ist.

    Schließlich möchte ich noch auf eine sehr schöne, da umfangreiche Webseite hinweisen, die personal Wikis sammelt: http://c2.com/cgi/wiki?PersonalWiki

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  11. martinlindner

    sehr interessant auch für nicht-lehrer, danke … wegen dem micro-wiki: wie wärs mit tiddlywiki bzw. (als server-basierter service) tiddlyspot?

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  12. mccab99

    Ich bin in diesen Dingen immer so misstrauisch und altmodisch. Geht bei mir über ein VPN auf eine verschlüsselte Partition auf einen Rootserver… Alternativ: WebDAV via SSL. Selber Effekt, kein Dritter mit im Spiel – kaum Größenlimit. Und ich weiß selbst um Art und Stärke der Verschlüsselung.

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  13. retemirabile

    Das Abfotografieren ist mir meist zu aufwändig. Ich bekomme auch viel Papier ins Fach, das zu umfangreich ist, als dass ich es ad hoc digitalisieren könnte. Daher brauche ich ohnehin eine „Inbox-Mappe“. Die Papiere, die ich dauerhaft aufbewahren muss, scanne ich zu Hause mit dem ScanSnap.

    Meine Planung und Vorbereitung mache ich mit Notebook. Das ist zwar gar nicht auf dem iPhone verfügbar, aber dafür (IMHO) unschlagbar flexibel und funktionsmächtig. In Kombination mit DevonThink als Materiallager ist das für mich seit einiger Zeit die beste Lösung.

    Im Unterricht habe ich dann entweder Notebook auf dem Laptop offen oder ich drucke die Unterrichtsskizze aus – auch das ist mir meist noch lieber, weil ich sonst ständig zwischen verschiedenen Anwendungen auf dem Rechner und dem iPhone hin- und herwechseln muss.

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  14. Matthias Heil

    Bei mir reicht bisher noch ein Mix aus FLVG-Lehrerkalender und Hirn… alles andere (und vor allem das Abfotografieren) wären mir zu stressig, Evernote auch zu teuer (die kostenlose Variante bietet arg wenige MBs zur vernünftigen Arbeit?!)

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  15. Christian

    Danke für das Teilen Deines Workflows.

    Zwar (im Moment) nicht von Lehrerseite, aber ich verwalte mittlerweile alles in evernote. Da fliegt erstmal alles rein, was interessant sein könnte (sogar autom. Weiterleitung aller *.pdf und *.doc Dateien die per Email bei mir ankommen). Briefe und Zettel aus dem Postfach scanne ich auch dorthinein. Von dort aus wird dann weiterverarbeitet und Endprodukte bzw. Dateien an denen ich laufend arbeite, wie bei Dir in der Dropbox gespeichert.
    Einmal pro Woche gehe ich die Inbox durch, tagge und sortiere den Bodensatz. Literatur wandert dann nochmal mit den aktuellen Anmerkungen in die Literaturverwaltung (mendeley). Wenn ich nun nach bestimmten Themen suche, habe ich in evernote alles beisammen.

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  16. scheppler

    Danke für den Notebook-Tipp. Schaue gerade durch die Videotutorials und bin beeindruckt.
    Das sollte man doch auch über die Dropbox an anderen Macs verfügbar machen können.

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  17. retemirabile

    An anderen Macs ist das kein Problem – nur eben nicht auf dem iPhone. Was mir daran gut gefällt ist, dass ich z.B. Jahresplanung, Unterrichtsstruktur (Gliederung der U-Einheiten, tw. mit automatischer Nummerierung) und die einzelnen Stunden in einem Dokument (einem „Buch“ eben) haben kann. Die Seiten kann man untereinander verlinken und auch Links zu den Dateien in DevonThink setzen.

    Wenn ich mal Zeit habe, stell ich es mal im Blog vor. Momentan muss ich aber erst noch ne Menge Kram korrigieren.

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  18. scheppler

    Hbe gerade alle Video-Tutorials gesehen, habe es installiert, habe es in die Dropbox integriert… kurz um: Ich werde es in meinen Workflow integrieren.
    Da ich in den Klassenräumen und im Teamzimmer Macs habe, wird das kein Problem sein. Ansonsten vor jedem Schultag ein schneller PDF-Export in die Dropbox und Go.
    Merci vielmals – auch an Felix fürs Lostreten dieses Austausches 🙂

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  19. Felix Schaumburg

    Aber, aber, aber… Dein Wiki. Ist das wirklich so praktisch? Wenn ich das richtig sehe, ist das doch ein view/read-only auf dem iPhone, oder?

    Ja, das stimmt. Ich muss auch gestehen, dass ich es weniger wegen der Wiki-Funktionalität nutze als vielmehr als einfaches Notizblatt. Durch die Verlinkung der einzelnen Schultage habe ich nicht für jeden Tag ein eigenes Blatt, sondern alles in einem Dokument. Theoretisch kann man dies auch mit dem Notebook machen, was retemirabile unten nennt – stimmt. Da ich mit dem VoodooPad Reader auf dem iPhone Zugriff auf die Daten habe, nutze ich VoodooPad.

    Ich hatte bereits verschiedene Tools probiert und bin dann doch immer wieder zum Papier zurück gekommen. Dass ich jetzt VP nutze hat sich spontan ergeben. Es war schon installiert und freigeschaltet, passte von seinem Angebot in meine Wünsche und funktioniert einfach. War nicht geplant sondern hat sich aus der Bestätigung im Alltag ergeben.

    VoodooPad Dokumente kann man übrigens auch auf einen Webserver veröffentlichen. Nicht editierbar, aber für Dokumentationen sinnvoll.

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  20. Alexander Tscheulin

    Wow, da habe ich ja was losgetreten. Vielen Dank für die prompte Antwort und die spannende weitere Diskussion.
    Ich warte auch auf Devon, dass die mal aus dem Quark kommen. Dann werde ich weiter grübeln müssen, ob ich mit Devon Think und Evernote parallel arbeiten kann und wie ich das aufteile.

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  27. Papiertiger

    Cam Scanner ist ein App fürs IPhone, mit dem kann man wunderbar lästiges Papier digitalisieren und direkt an die DropBox leiten, lohnt sich wirklich.

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  28. guest

    Super Infos alles, danke! Schleppe täglich mein Macbook hin und zurück, darauf ist Stundenvorbereitung, Bildmaterial und Filme, nur Papierverwaltungskram und Arbeitsblätter sammeln sich nach wie vor in in einer Fächermappe, das digitalisieren ist mir auch zu zeitaufwendig aber damit kann ich leben. Das Ipad scheint mir mit der mangelnden VGA-Videoübertragung noch nicht so ganz ausgereift, werde jetzt erstmal die Iphonemöglichkeiten als mobile Festplatte testen. Denn wenn ich den Laptop ab und an zu Hause lassen könnte, damit wäre mir sehr geholfen. Hat jemand dazu Erfahrung zur Verbindung zu Beamern?

    Antworten
    1. Felix Schaumburg

      Das iPad2 überträgt den Bildschirm immer vollständig über den Display-Ausgang (VGA, HDMI…) Die Beschränkung ist zum Glück gefallen. Für die iPad der 1. Generation muss man sich weiterhin mit einem Jailbreak helfen (Infos hier oder hier).

      Digitalisieren geht über einen Scanner zu Hause und mit der iPhone App „jotNOT“ unterwegs gut. Schon probiert?

      Antworten
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